What is the difference between a quotation, a proforma invoice and a tax invoice?
A quotation is a price offer sent before an order is confirmed. A proforma invoice is a more formal pre-sale document, usually sent after the buyer shows intent — often used to request advance payment or open documentation for export orders. A tax invoice is the statutory GST document issued only when the actual supply happens; this tool intentionally does not create tax invoices.
Is a proforma invoice legally valid for GST?
A proforma invoice is not a GST document — no tax liability arises from it and it is not reported in GST returns. It is a commercial document showing the expected price and terms. The actual tax invoice must be issued separately at the time of supply as per GST rules.
When should I use CGST + SGST and when IGST?
If your business and your customer are in the same state (place of supply within the state), GST splits equally into CGST and SGST. If the customer is in another state, the entire tax is charged as IGST. Select the tax type accordingly before generating the document.
Where is my data stored? Is it safe?
Everything runs inside your browser. Your customer names, items and pricing are never saved anywhere — not on our server, not even on your device; they disappear the moment you close this page. Only your own business details and terms are saved in your browser's local storage on this device, so they are pre-filled next time. Clearing browser data removes them.
Can I send the quotation on WhatsApp?
Yes, two ways. "Send Quote on WhatsApp" sends a neatly formatted text version of your quotation — ideal for quick enquiries. For a formal document, use "Download PDF / Print", save the PDF, and attach it in WhatsApp as a document.
Can I use this for export orders?
Yes — proforma invoices are standard practice in export trade for advance payment and LC documentation. For exports, mention currency, Incoterms (FOB/CIF etc.), port of loading and country of destination in the description or terms. Consult your CHA or bank for documentation specific to your shipment.
कोटेशन, प्रोफॉर्मा इनवॉइस और टैक्स इनवॉइस में क्या अंतर है?
कोटेशन ऑर्डर पक्का होने से पहले भेजा जाने वाला मूल्य प्रस्ताव है। प्रोफॉर्मा इनवॉइस एक अधिक औपचारिक प्री-सेल दस्तावेज़ है — अक्सर एडवांस पेमेंट मांगने या एक्सपोर्ट डॉक्यूमेंटेशन के लिए। टैक्स इनवॉइस GST का वैधानिक दस्तावेज़ है जो केवल वास्तविक सप्लाई के समय जारी होता है; यह टूल जानबूझकर टैक्स इनवॉइस नहीं बनाता।
क्या प्रोफॉर्मा इनवॉइस GST के लिए कानूनी रूप से मान्य है?
प्रोफॉर्मा इनवॉइस GST दस्तावेज़ नहीं है — इससे कोई टैक्स देयता नहीं बनती और यह GST रिटर्न में रिपोर्ट नहीं होता। यह अपेक्षित मूल्य और शर्तें दिखाने वाला व्यावसायिक दस्तावेज़ है। वास्तविक टैक्स इनवॉइस सप्लाई के समय GST नियमों के अनुसार अलग से जारी करना होता है।
CGST + SGST कब लगाएँ और IGST कब?
यदि आपका व्यवसाय और ग्राहक एक ही राज्य में हैं, तो GST बराबर CGST और SGST में बँटता है। ग्राहक दूसरे राज्य में है तो पूरा टैक्स IGST के रूप में लगता है। दस्तावेज़ बनाने से पहले सही टैक्स टाइप चुनें।
मेरा डेटा कहाँ स्टोर होता है? क्या यह सुरक्षित है?
सब कुछ आपके ब्राउज़र में ही चलता है। ग्राहक के नाम, आइटम और कीमतें कहीं भी सेव नहीं होतीं — न हमारे सर्वर पर, न आपके डिवाइस पर; पेज बंद करते ही वे मिट जाती हैं। केवल आपके अपने व्यवसाय की जानकारी और शर्तें इस डिवाइस पर सेव रहती हैं, ताकि अगली बार पहले से भरी मिलें। ब्राउज़र डेटा क्लियर करने पर वे हट जाती हैं।
क्या मैं कोटेशन WhatsApp पर भेज सकता हूँ?
हाँ, दो तरीके हैं। "Send Quote on WhatsApp" कोटेशन का सुव्यवस्थित टेक्स्ट संस्करण भेजता है — छोटी पूछताछ के लिए आदर्श। औपचारिक दस्तावेज़ के लिए "Download PDF / Print" से PDF सेव करें और WhatsApp में डॉक्यूमेंट के रूप में अटैच करें।
क्या इसे एक्सपोर्ट ऑर्डर के लिए इस्तेमाल कर सकते हैं?
हाँ — एडवांस पेमेंट और LC डॉक्यूमेंटेशन के लिए प्रोफॉर्मा इनवॉइस एक्सपोर्ट व्यापार में मानक प्रथा है। विवरण या शर्तों में करेंसी, Incoterms (FOB/CIF आदि), पोर्ट ऑफ लोडिंग और गंतव्य देश लिखें। शिपमेंट-विशेष दस्तावेज़ों के लिए अपने CHA या बैंक से सलाह लें।
கொட்டேஷன், ப்ரொஃபார்மா இன்வாய்ஸ், டேக்ஸ் இன்வாய்ஸ் — இவற்றுக்கு என்ன வித்தியாசம்?
கொட்டேஷன் என்பது ஆர்டர் உறுதியாகும் முன் அனுப்பப்படும் விலை முன்மொழிவு. ப்ரொஃபார்மா இன்வாய்ஸ் என்பது விற்பனைக்கு முந்தைய முறையான ஆவணம் — பெரும்பாலும் அட்வான்ஸ் பேமெண்ட் கேட்கவோ ஏற்றுமதி ஆவணங்களுக்கோ பயன்படும். டேக்ஸ் இன்வாய்ஸ் என்பது உண்மையான சப்ளையின் போது மட்டுமே வழங்கப்படும் GST சட்டப்பூர்வ ஆவணம்; இந்த கருவி வேண்டுமென்றே டேக்ஸ் இன்வாய்ஸ் உருவாக்குவதில்லை.
ப்ரொஃபார்மா இன்வாய்ஸ் GST-க்கு சட்டப்படி செல்லுமா?
ப்ரொஃபார்மா இன்வாய்ஸ் GST ஆவணம் அல்ல — இதனால் வரி பொறுப்பு எதுவும் உருவாகாது; GST ரிட்டர்னில் இது பதிவாகாது. எதிர்பார்க்கப்படும் விலையும் நிபந்தனைகளும் காட்டும் வணிக ஆவணம் மட்டுமே. உண்மையான டேக்ஸ் இன்வாய்ஸை சப்ளையின் போது GST விதிகளின்படி தனியாக வழங்க வேண்டும்.
CGST + SGST எப்போது, IGST எப்போது?
உங்கள் வணிகமும் வாடிக்கையாளரும் ஒரே மாநிலத்தில் இருந்தால், GST சமமாக CGST மற்றும் SGST ஆக பிரியும். வாடிக்கையாளர் வேறு மாநிலத்தில் இருந்தால் முழு வரியும் IGST ஆக விதிக்கப்படும். ஆவணம் உருவாக்கும் முன் சரியான வரி வகையைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.
என் தகவல்கள் எங்கே சேமிக்கப்படுகின்றன? பாதுகாப்பானதா?
அனைத்தும் உங்கள் பிரவுசருக்குள்ளேயே இயங்குகிறது. வாடிக்கையாளர் பெயர்கள், பொருட்கள், விலைகள் எங்குமே சேமிக்கப்படுவதில்லை — எங்கள் சர்வரிலும் இல்லை, உங்கள் சாதனத்திலும் இல்லை; பக்கத்தை மூடியதும் அவை மறைந்துவிடும். உங்கள் சொந்த வணிக விவரங்களும் நிபந்தனைகளும் மட்டும் இந்த சாதனத்தில் சேமிக்கப்படும் — அடுத்த முறை முன்கூட்டியே நிரப்பப்பட்டிருக்கும். பிரவுசர் டேட்டாவை அழித்தால் அவை நீங்கிவிடும்.
கொட்டேஷனை WhatsApp-ல் அனுப்ப முடியுமா?
முடியும், இரண்டு வழிகள். "Send Quote on WhatsApp" கொட்டேஷனின் நேர்த்தியான டெக்ஸ்ட் வடிவத்தை அனுப்பும் — விரைவு விசாரணைகளுக்கு ஏற்றது. முறையான ஆவணத்திற்கு "Download PDF / Print" மூலம் PDF-ஐ சேமித்து WhatsApp-ல் டாகுமெண்டாக இணைக்கவும்.
ஏற்றுமதி ஆர்டர்களுக்கு இதைப் பயன்படுத்தலாமா?
பயன்படுத்தலாம் — அட்வான்ஸ் பேமெண்ட் மற்றும் LC ஆவணங்களுக்கு ப்ரொஃபார்மா இன்வாய்ஸ் ஏற்றுமதி வர்த்தகத்தில் வழக்கமான நடைமுறை. விளக்கம் அல்லது நிபந்தனைகளில் கரன்சி, Incoterms (FOB/CIF போன்றவை), ஏற்றும் துறைமுகம், சேரும் நாடு ஆகியவற்றைக் குறிப்பிடவும். உங்கள் CHA அல்லது வங்கியிடம் ஆலோசிக்கவும்.
